Privacy


Privacy Verklaring

vzw FIAC-Horizon stelt zich middels huidige Privacy Verklaring in regel met de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van persoonsgegevens. Vzw FIAC-Horizon vindt uw privacy belangrijk en daarom willen we bij het uitvoeren van onze opdracht zorgzaam omspringen met uw persoonsgegevens. In deze Privacy Verklaring beschrijven we welke persoonsgegevens we van u verwerken, op welke basis en waarom wij deze gegevens verwerken. Er worden veiligheidsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Vzw FIAC-Horizon verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de van toepassing zijnde privacywetgeving naleeft.

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

Vzw FIAC-Horizon verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van (kandidaat)adoptieouders, van (adoptie)kinderen, van personen die onze organisatie contacteren in kader van hun roots en van personeelsleden. U bent niet verplicht om uw Persoonsgegevens vrij te geven, maar begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten onmogelijk wordt wanneer u de verwerking weigert.

De persoonsgegevens die u ons meedeelt:

Ouderdossier: dit is het dossier van (kandidaat)adoptieouder(s):

  • Identificatie-gegevens: naam en voornaam, geslacht, e-mailadres, adres, telefoon/gsm-nummer, beroep (naam, functie, werkgever), opleiding, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, huwelijksdatum en –plaats, gegevens van kinderen in het gezin, burgerlijke staat, seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, etniciteit, bewijs van woonst, attest samenstelling gezin, foto bij inschrijving, foto’s in functie van aanvraagdossier (leefomgeving, huis, gemeente, familie, gezin, voogd, huisdieren,…), geluidsopname ifv welkomstalbum, kopie paspoort, belastingaangifte, kopie identiteitskaart, werkgeversattest, beroepsadres, beeldmateriaal VIB, informatie aangaande de biologische ouders,  …
  • Gevoelige juridische gegevens: uittreksel uit het strafblad, aktes (huwelijk, geboorte, echtscheiding,…), vonnissen, verslag van het maatschappelijk onderzoek van het Openbaar Ministerie
  • Gevoelige medische gegevens: medisch attest van huidige gezondheid, medisch attest van de persoonlijk medische geschiedenis, medische parameters zoals gewicht, lengte

Kinddossier: dit is het dossier van een kind dat wordt/is geadopteerd:

  • Identificatie-gegevens: huidige naam en voornaam, naam van herkomst, geslacht, huidige adres, verblijfsadres in land van herkomst, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, aankomstdatum in België, …
  • Gevoelige juridische gegevens: geboorteakte, adoptievonnis, adoptabiliteitsonderzoek,…
  • Gevoelige medische gegevens: medische attesten, bloeduitslagen, data van vaccinatie,…

Dossier van een geadopteerde die een rootsvraag heeft gesteld:

  • Identificatie-gegevens: huidige naam en voornaam, naam van herkomst, geslacht, huidige adres, verblijfsadres in land van herkomst, geboortedatum en –plaats, nationaliteit, aankomstdatum in België, …
  • Gevoelige juridische gegevens: geboorteakte, adoptievonnis, adoptabiliteitsonderzoek,…
  • Gevoelige medische gegevens: enkel die gegevens die de geadopteerde bezorgt in kader van de rootsvraag

vzw FIAC-HORIZON kan de persoonsgegevens op verschillende manieren verzamelen, namelijk door gebruik van cookies (zie onderstaand);  tijdens uw registratie en gebruik van de website en door de gegevens op te vragen om een bemiddelingsovereenkomst met het oog op een interlandelijke adoptie uit te voeren.

 

Waarom worden de persoonsgegevens verwerkt en welke zijn de doeleinden van de verwerking?

vzw FIAC-HORIZON zal de bij u vergaarde Persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden gebruiken:

Ouderdossier:

  • De identificatie-gegevens, gevoelige juridische gegevens en gevoelig medische gegevens worden verwerkt om de uitvoering van een bemiddelingsovereenkomst met het oog op een interlandelijke adoptie uit te voeren. In geval de persoonsgegevens worden verwerkt in kader van een inschrijving van een activiteit, in functie van de digitale Nieuwsbrief of afspraak wordt hier een expliciete, voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming voor gevraagd.

Kinddossier (geadopteerde):

  • De identificatie-gegevens, gevoelige juridische gegevens en gevoelig medische gegevens worden verwerkt om de uitvoering van een bemiddelingsovereenkomst met het oog op een interlandelijke adoptie uit te voeren. In geval de persoonsgegevens worden verwerkt in kader van een inschrijving van een activiteit, in functie van de digitale Nieuwsbrief of afspraak wordt hier een expliciete, voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming voor gevraagd.

Dossier van een geadopteerde die een rootsvraag heeft gesteld:

  • De identificatie-gegevens, gevoelige juridische gegevens en gevoelig medische gegevens worden verwerkt om de uitvoering van een rootsvraag uit te voeren. Er wordt hier een expliciete, voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming voor gevraagd.
  • Gevoelige juridische gegevens en gevoelige medische gegevens worden alleen verwerkt indien u deze wenst mede te delen

 

Kunnen mijn persoonsgegevens doorgegeven worden aan derden?

Vzw FIAC-Horizon zal enkel jouw persoonsgegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de door jou gesloten bemiddelingsovereenkomst met het oog op een interlandelijke adoptie, in kader van een door jouw gestelde rootsvraag, in kader van een door jouw gestelde vraag of om te voldoen aan de wettelijke bepalingen. Er zal effectief een uitwisseling zijn van persoonsgegevens in kader van de adoptiebemiddeling met het Vlaams Centrum voor Adoptie, met de psychologe, de teamarts en de jurist en met de centrale autoriteiten en de contactpersonen in de herkomstlanden. Persoonsgegevens die dienen te worden vertaald naar de voertaal van het herkomstland, kunnen doorgegeven worden aan vertalers. Persoonsgegevens worden uitgewisseld met bevoegde diplomatieke diensten en/of rechtbanken zowel in België als in de herkomstlanden in het kader van de te volgen procedures om de adoptie te voltrekken.

Bij een gehele of gedeeltelijk reorganisatie van de activiteiten van vzw FIAC-Horizon, kan dit betekenen dat uw gegevens aan nieuwe entiteiten of derden worden overgedragen. In voorkomende situatie zal vzw FIAC-Horizon dan in redelijkheid trachten u van tevoren op de hoogte te stellen.
U erkent tevens dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is.

vzw FIAC-Horizon zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat vzw FIAC-Horizon uw Persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moet onthullen. vzw FIAC-Horizon zal in redelijkheid pogen u van tevoren hierover te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

 

Welke is de duur van de verwerking?

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de contractuele relatie tussen onze organisatie en u.

Van elk adoptiedossier is er een papieren en een digitale versie. De digitale versie wordt voor een onbeperkte termijn bewaard. De papieren dossiers worden bewaard tot 18 jaar na plaatsing van het adoptiekind. Na deze termijn worden de adoptieouders en de geadopteerde gecontacteerd om respectievelijk het ouderdossier en het kinddossier dat in de papieren versie bestaan, over te dragen. Indien er geen reactie van de adoptant of geadopteerde hieromtrent is bekomen, wordt 6 maanden na deze contactname het ouderdossier of kinddossier definitief verwijderd met uitzondering van bovenvermelde persoonsgegevens die voor een minimale termijn van 100 jaar worden bewaard. Slechts uw naam & voornaam en e-mailadres worden bewaard indien u zich heeft aangemeld voor de nieuwsbrief.
Een digitale versie van het kinddossier wordt bewaard bij het Vlaams Centrum voor Adoptie.

Ouderdossier:

  • De identificatie-gegevens, gevoelige juridische en gevoelige medische gegevens worden indien een adoptieplaatsing is gebeurd tot 18 jaar na plaatsing bijgehouden. Indien er geen adoptieplaatsing is gebeurd worden deze persoonsgegevens verwijdert op het moment dat de kandidaat-adoptanten formeel aan  vzw FIAC-Horizon te kennen geven de adoptiebemiddeling wensen stop te zetten.
    Slechts Uw naam & voornaam, e-mailadres, adres, telefoon/gsm-nummer worden bewaard voor een minimale termijn van 100 jaar.

Kinddossier (geadopteerde):

  • De identificatie-gegevens, gevoelige juridische en gevoelige medische gegevens worden bewaard tot 18 jaar na plaatsing. Uw oorspronkelijk en huidige naam en voornaam, geslacht, huidige adres, verblijfsadres in land van herkomst, geboortedatum en –plaats, oorspronkelijk en huidige nationaliteit, aankomstdatum in België, gekende namen van biologische ouders worden bewaard voor een minimale termijn van 100 jaar.

Dossier van een geadopteerde die een rootsvraag heeft gesteld:

  • De identificatie-gegevens, gevoelige juridische gegevens en gevoelig medische gegevens die door jou aan ons worden verstrekt worden bewaard voor een minimale termijn 10 jaar.

 

Welke zijn Uw rechten?

Recht van toegang en inzage:

U heeft recht op inzage in de persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Zowel de (kandidaat)adoptieouder, de geadopteerde als de geadopteerde die een rootsvraag heeft gesteld, heeft zijn op zijn/haar persoonsgegevens, zijnde de identificatie-gegevens, de gevoelige juridische en de gevoelige medische gegevens. U hebt het recht te weten waarom deze gegevens worden verwerkt, hoe wij de gegevens hebben verworden, wie deze gegevens ontvangt, hoe lang de
gegevens worden bewaard en of deze gegevens naar een land buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verstuurd.

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van Uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van Uw persoonsgegevens maken. U neemt contact met een medewerker van onze organisatie en verzoekt de inzage van Uw persoonsgegevens.
Geadopteerden kunnen vanaf 12 jaar beroep doen op het inzagerecht.

Recht van verbetering, verwijdering en beperking:
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan vzw FIAC-Horizon. Daarnaast heeft u steeds het recht om te verzoeken om uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U erkent dat bij weigering van mededeling of verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens, bepaalde diensten en producten niet leverbaar zijn.

Recht van verzet:
U beschikt over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen. Daarnaast heeft u steeds het recht tot verzet tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing; in dergelijk geval hoeft u geen redenen op te geven.

Recht van vrije gegevensoverdracht:
U beschikt over het recht om Uw Persoonsgegevens die door Ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

Recht van intrekking van de toestemming:
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken. vzw FIAC-Horizon maakt gebruik van Mailchimp om de digitale Nieuwsbrief te versturen. Wanneer u de Nieuwsbrief niet meer wenst te ontvangen, kan u zich op elk moment uitschrijvingen via de daarvoor voorziene link onderaan de nieuwsbrief, of door dit kenbaar te maken aan vzw FIAC-Horizon.

Uitoefening van uw rechten:
U kunt uw rechten uitoefenen door ons daartoe te contacteren, hetzij per e-mail naar info@fiac-vzw.be , per post naar vzw FIAC-Horizon, Stationsstraat 80A, 2440 Geel of door gebruik te maken van het onderdeel “Contact” op de Website.

Automatische beslissingen en profiling:
Uw persoonsgegevens worden niet onderworpen aan profiling en er wordt geen geautomatiseerde Verwerkingen gedaan.

Recht om klacht in te dienen:
U beschikt over het recht om een klacht in te dienen. In eerste instantie kan die klacht per e-mail gemeld worden aan onze organisatie; info@fiac-vzw.be . U beschikt over het recht om klacht in te dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, Fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet. Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van Uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.

 

Veiligheid en vertrouwelijkheid

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan vzw FIAC-Horizon aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoons-gegevens.

U dient te allen tijde de veiligheidsvoorschriften na te leven, onder andere door elke niet toegestane toegang tot uw login en -code te voorkomen. U bent dus als enige verantwoordelijk voor het gebruik dat wordt gemaakt vanaf de website van uw computer, IP-adres en van uw identificatiegegevens, alsook voor de vertrouwelijkheid ervan.

 

Wie heeft toegang tot de verwerking van uw persoonsgegevens binnen onze organisatie?

Teneinde de bemiddelingsovereenkomst met het oog op een interlandelijke adoptie te kunnen uitvoeren, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers. Alle medewerkers hebben het recht om Uw persoonsgegevens te verwerken.
Enkel de teamarts is bevoegd voor de verwerking van de gevoelige medische gegevens.

 

Wat zijn Cookies ?

Een “cookie” is een klein bestand uitgezonden door de server van onze organisatie en geplaatst op de harde schijf van uw computer. De inlichtingen opgeslagen op deze cookies kunnen enkel door ons gelezen worden, worden nooit doorverkocht en dit enkel gedurende de duur van het bezoek aan de website.

Onze Website gebruikt cookies en gelijkaardige technologieën om jouw gebruiksvoorkeuren te onderscheiden van die van andere gebruikers van onze website. Dit helpt ons om je een betere gebruikerservaring te bieden wanneer je onze website bezoekt en laat ons ook toe onze website te optimaliseren.

Mocht u verder nog vragen of opmerkingen hebben met betrekking tot de verwerking van Uw persoonsgegevens, neem gerust contact met Ons op, hetzij per e-mail naar info@fiac-vzw.be , per post naar vzw FIAC-Horizon, Stationsstraat 80A, 2440 Geel, of door gebruik te maken van het onderdeel “Contact” op de Website.